Kasę rejestrującą (potocznie zwaną fiskalną) muszą mieć firmy sprzedające towary i usługi klientom detalicznym, czyli osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej oraz rolnikom ryczałtowym. Taki ogólny obowiązek wynika z ustawy o VAT.

Wysokość obrotu to obecnie podstawowe kryterium zwolnienia. Zasadą jest, że urządzeń fiskalnych nie muszą instalować firmy, których sprzedaż detaliczna nie przekracza 20 tys. zł. U podatników VAT chodzi o sprzedaż netto (bez VAT).

Firmy instalujące kasy w odpowiednim czasie i dochowujące wszelkich wymogów, otrzymują zwrot części poniesionych wydatków. Ulga ta przysługuje tylko na zakup kas zgłoszonych przed rozpoczęciem ich stosowania. Dlatego lepiej od razu zgłosić ich więcej, niż stopniowo zwiększać liczbę kas.
Ulga przysługuje firmom, które rozpoczynają ewidencjonowanie nie później niż w obowiązujących je terminach. Mogą one odliczyć od VAT należnego 90% ceny netto zakupu każdej kasy, ale nie więcej niż 700 zł, zgłoszonej na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania.

Uwaga! Ulga z tytułu zakupu kasy nie przeszkadza w zaliczeniu całej wartości kasy do kosztów uzyskania przychodów – czy to bezpośrednio, czy też w postaci odpisów amortyzacyjnych.
Ulgę z tytułu kupna kasy możemy odliczyć w deklaracji VAT za miesiąc, w którym rozpoczęliśmy ewidencjonowanie, lub za miesiące następujące po tym miesiącu. Przedsiębiorcy rozliczający się kwartalnie mogą to zrobić w rozliczeniu za kwartał, w którym rozpoczęli ewidencjonowanie, lub w rozliczeniu za następne kwartały. Podstawą do odliczenia jest dowód zapłaty całej należności za kasę rejestrującą.

Warunkiem skorzystania z ulgi jest złożenie do urzędu skarbowego pisemnego zgłoszenia o liczbie kas rejestrujących, które podatnik zamierza stosować, i miejscu (adresie) ich używania. Trzeba to zrobić przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania.

Z ulgi na zakup kasy mogą także skorzystać przedsiębiorcy wykonujący wyłącznie czynności zwolnione od VAT oraz zwolnieni podmiotowo od tego podatku (ze względu na niewielkie obroty). W tym celu muszą złożyć wniosek o zwrot do urzędu skarbowego. Urząd przekazuje odpowiednią kwotę na rachunek bankowy podatnika w ciągu 25 dni od daty złożenia przez niego wniosku.

Podatnicy muszą zwrócić kwotę ulgi przyznanej z tytułu kupna kasy, jeśli w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania:
– zaprzestaną jej używania lub niedokonają w obowiązującym terminie zgłoszenia do obowiązkowego przeglądu technicznego,
– zaprzestaną działalności,
– nastąpi otwarcie likwidacji,
– zostanie ogłoszona upadłość,
– nastąpi sprzedaż przedsiębiorstwa lub zakładu (oddziału),
– dokonają odliczenia z naruszeniem przepisów.

Drukarka kasy – Jest to urządzenie drukujące wszystkie dokumenty dopuszczone programem pracy kasy do druku przez daną kasę.

Fiskalizacja kasy – Jest to moment dokonania jednokrotnej i niepowtarzalnej czynności inicjującej pracę modułu fiskalnego kasy z pamięcią fiskalną kasy zakończony wydrukiem dobowego raportu fiskalnego.

Importer kas rejestrujących – Jest to osoba prawna, jednostka organizacyjna nie mająca osobowości prawnej oraz osoba fizyczna mająca siedzibę lub miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, która w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej wprowadza do obrotu importowane kasy rejestrujące.

Kasa rejestrująca – Urządzenie służące do ewidencji obrotu i kwot podatku należnego.

Numer unikatowy kasy – Jest to indywidualny i niepowtarzalny numer nadawany pamięci fiskalnej kasy przez Ministra Finansów, identyfikujący każdą kasę, który nie może być przypisany innym urządzeniom.

Moduł fiskalny kasy – Jest to urządzenie rejestrujące obrót i wyliczające kwoty podatku należnego, a także sterujące w jednoznaczny sposób wydrukiem wszystkich dokumentów drukowanych przez kasę oraz wyświetlaczem kasy.

Pamięć fiskalna kasy – Jest to urządzenie umieszczone w twardej nieprzezroczystej masie, umożliwiające trwały jednokrotny zapis danych dopuszczonych programem pracy kasy, bez możliwości ich likwidacji oraz wielokrotny odczyt tych danych, które są nieusuwalne bez zniszczenia samego urządzenia.

Paragon fiskalny – Jest to wydrukowany dla nabywcy przez kasę rejestrującą w momencie sprzedaży dokument fiskalny z dokonanej czynności.

Producent kas rejestrujących – Jest to osoba prawna, jednostka organizacyjna nie mająca osobowości prawnej oraz osoba fizyczna mająca siedzibę lub miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, która w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej wytworzyła i wprowadza do obrotu kasy rejestrujące.

Program aplikacyjny kasy – Jest to program współpracujący z modułem fiskalnym, odpowiedzialny za prawidłowe zaprogramowanie funkcji oraz zabezpieczający przed wprowadzeniem do kas funkcji, rozwiązań technicznych i programowych nie dopuszczonych programem pracy kasy.

Program pracy kasy – Jest to program pracy kasy (modułu fiskalnego) dopuszczony przez Ministra Finansów do stosowania, zapewniający prawidłowy
i trwały jednokrotny zapis wielkości obrotu i kwot podatku w pamięci fiskalnej kasy oraz wydruk oryginału i kopii paragonów i raportów fiskalnych a także wydruków niefiskalnych (nie zawierających transakcji sprzedaży) dopuszczonych do druku przez program pracy kasy.

Raport fiskalny (dobowy i okresowy) – Jest to dokument fiskalny zawierający dane sumaryczne o obrocie i kwotach podatku za daną dobę lub za wybrany okres, w ujęciu według poszczególnych stawek podatkowych oraz sprzedaży zwolnionej z podatku.

Serwis kas rejestrujących – Są to czynności obejmujące fiskalizację kas, ich naprawy i konserwacje oraz przeglądy prowadzone zgodnie z wymogami rozporządzenia Ministra Finansów.

Wydruk niefiskalny – Jest to każdy nie zawierający transakcji sprzedaży dokument wydrukowany przez kasę przed jej fiskalizacją oraz każdy inny dokument dopuszczony programem pracy kasy do druku, poza paragonem fiskalnym i raportami dobowymi.